Arkiv
Publisert 13.02.2018 12:26
Oppdatert 15.03.2019 09:29
Å ta vare på viktige dokumenter for ettertida er alltid viktig for foreningen. Arkiv og arkivering bør i utgangspunktet være et forholdvis enkelt tema i foreningene, men i praksis viser det seg mange ganger vanskelig å følge opp i praksis. Ikke minst gjelder det foreningsarkivering i den tida vi nå er inne i, hvor vi lever i en «spagat» mellom gårsdagens papirverden og det digitale inntoget. Egentlig var det enklere med foreningsarkiveringen i de tider hvor papir var eneste format. Da var det ringpermene og pappkassettene som gjaldt. Nå er det også harddiskene og «skya» som i større og større grad gjelder.
Arkiv

​​Fortsatt er det neppe noen foreninger som klarer seg helt uten noen form for papirarkivering. Selv om de fleste papirdokumenter i dag kan scannes og legges inn i digitalt arkiv, vil det være enkelte, for eksempel store formater, som må tas vare på fysisk.


Hvem har ansvaret? 

​Det er først og fremst et sekretæransvar å ta seg av foreningens arkivering og arkiv, men også andre tillitsvalgte kan selvsagt legge inn dokumenter, eller ha ansvaret for deler av arkivet (avgrensete virksomhetsområder). Det overordnete ansvaret bør ligge hos en person; sekretæren, selv om dette egentlig tilligger hele styret som et solidarisk ansvarsområde. Ingen i styret kan frasi seg arkiveringsansvaret, selv om en sekretær gjør denne delen av jobben. Hva som skal arkiveres, det vil si tas vare på, av foreningsdokumenter, er delvis felles for alle foreninger og delvis et valg hver forening må gjøre ut fra sin virksomhet og sine behov.​


Digitale løsninger

Det er mange muligheter for digital arkivering av dokumenter. I den tidsperioden vi har vært gjennom de senere årene, er det lagring på harddisker som har vært det vanlige. Selv om dette er digital virksomhet, gir slik lagringsvirksomhet omtrent samme muligheter og utfordringer som papirarkivene. Diskene kan bli rotet bort, bli stjålet, gå med i brann osv. Akkurat som ringpermer og kassetter med papirdokumenter. Borte for alltid! Blant foreningene er det dessverre mange slike eksempler. Derfor er det mest å anbefale foreningene å velge seg lagringsplass i skytjenester. I dag er dette den aller sikreste måten å ta vare på (arkivere) viktige dokumenter for framtida.

Det finnes mange ulike tilbud om slik skytjenester. DropBox er ett eksempel. Valg av egnet løsning vil være avhengig av mange forhold. Blant annet finnes slike løsninger gratis, mens andre må betales litt for. Det er også ulike løsninger med hensyn til hvem i foreningene som skal ha tilgang til dokumentene og hvem som skal kunne gjøre handlinger i et slikt lagringsmedium.

På generelt grunnlag er det å anbefale en forening at noen få personer i foreningens styre har tilgang til å gjøre handlinger i et slikt digitalt arkiv, for eksempel leder, sekretær og kasserer. Uansett så må sekretær å disse mulighetene. Likevel kan flere få lesetilgang til der dokumenter som er lagret der, for eksempel hele styret.


Eksempler på dokumenter som må arkiveres for framtida:

  • Skriftlige avtaler med eksterne samarbeidspartnere.
  • Årsmøteprotokoller
  • Årsberetninger og regnskap
  • Styreprotokoller
  • Saksdokumenter til møtene
  • Plandokumenter
  • Viktige utvalgsdokumenter
  • Viktige kommunikasjonsdokumenter både til og fra foreningen
  • Statistikker, for medlemsstatistikker og fangstoversikter
  • Bilder fra aktiviteter


Nyttige skytjenester for arkiv:
  • Dropbox. Her kan man benytte seg av gratisversjonen, eller kjøpe ekstra plass dersom man ser behovet for det. Her kan man dele filer mellom styremedlemmene. Egner seg som backup og for primærlagring. Les mer her.​

  • ​​OneDrive. Er ikke gratis, men ​følger med dersom man har kjøpt office-pakken fra Microsoft. ​Her kan man lagre, dele og samarbeide på filer. Les mer her. ​

  • Google Drive. På samme måte som med DropBox kan man benytte seg av gratisversjonen, eller kjøpe seg mer plass. Alle med Googlekonto har tilgang til Google Drive. ​Les mer her. 

Relatert innhold
- Annonse -
Familiemedlemskap
Jakthundboka
NJFFs Samarbeidspartnere
Gjensidige
Svorka
Sportsmans Pride
Thon Hotels
Langseth Advokatfirma DA
Big Fish Adventure
Hørselslaben
Norges Jeger- og Fiskerforbund har en rekke sentrale samarbeidspartnere som du drar nytte av. Klikk på logoene for å se våre medlemstilbud.
Copyright © 2013 - 2017 Norges Jeger- og Fiskerforbund
Lokalforeninger tilsluttet Norges Jeger- og Fiskerforbund har redaksjonelt ansvar for innhold de publiserer på sine respektive nettsider i NJFF-portalen.