Planer og planlegging
Publisert 13.02.2018 12:09
Oppdatert 11.02.2019 14:33
God foreningsdrift er avhengig av gode planer. Årsplanen er det viktigste planverktøyet i en forening. I planleggingsprosessen skal de tillitsvalgte tenke gjennom det viktigste som skal skje og gjøres det kommende året. Årsplanen bør være på plass når driftsåret starter, og senest på nyåret (januar – februar).
Planer og planlegging

​Innholdet i årsplanen vil nødvendigvis være meget forskjellig fra forening til forening, ut fra hvilke virksomheter foreningene har. Likevel er det en del felles prinsipper som bør legges til grunn under utarbeidelsene.

 

NJFFs handlingsprogram

Landsmøtet i NJFF vedtar handlingsprogrammet som gjelder for hele organisasjonen. Når en forening utarbeider sin årsplan, bør den ta fram handlingsprogrammet og legge vekt på det når det fastlegges hva foreningen skal gjøre det kommende året. Handlingsprogrammet er ikke informasjon om de konkrete handlingene som skal gjøres på foreningsnivå, men det viser overordnete føringer og rammer for hva som forventes. Sagt på en annen måte;  gjennom handlingsprogrammet viser Landsmøtet de viktigste veivalgene det har gjort for organisasjonens målsettinger og virksomhet. Det til enhver tid gjeldende handlingsprogram finner du her på www.njff.no

 

Arbeidsprogrammet

Med utgangspunkt i landsmøtets vedtatte handlingsprogram, beslutter forbundets representantskap neste års arbeidsprogram. Dette er et årsprogram for hele organisasjonen, og er en videreføring og konkretisering av de overordnete prinsippene i handlingsprogrammet. Også arbeidsprogrammet er tilgjengelig på www.njff.no

 

Årsplanen i foreningen

Årsplanen skal ikke være generell, men så konkret at den lettforståelig for alle. Og «alle» er både medlemmene, foreningens styre og utvalg, samt andre som måtte ha interesse for foreningen og dens virksomhet.

Planen bør være satt opp skjematisk og punktvis. Ingen lange utredninger! Færrest mulige ord!

Uansett hvor god en forening er til å planlegge virksomheten sin i forkant av et driftsår, vil det av og til oppstå endringer i forutsetninger. Noen ganger fører dette til at årsplanen må justeres underveis. Derfor bør årsplanen benytte som et «levende» dokument i foreningen, slik at den justeres fortløpende av styret når det blir endringer av planlagt virksomhet. Selvsagt må det tilstrebes å gjøre færrest mulige endringer gjennom året. Ved endringer er det alltid fare for at enkelte personer ikke får med seg at det skjer, og da med uheldige følger. Et eksempel er endring av tidspunkt for gjennomføring. Det kan gjeld et medlemsmøte. Ved arrangementsutsettelse er det fare for at ikke alle aktuelle personer får det med seg, og stiller opp til opprinnelig publisert tid. Ofte gir det «sure miner», noe som er uheldig for foreningen.

 

Det er styrets ansvar og utarbeide forslag til årsplan for foreningen. Forslaget bør være ferdigstilt når året starter, eller i hvert fall raskt på nyåret, slik at styret og andre organer/personer kan forholde seg til det allerede fra årets begynnelse. Forslaget fra styret bør behandles og endelig vedtas på vinterens årsmøte i foreningen. Dette holdes oftest i perioden februar-mars. Et alternativ er å la planen gjelde fra årsmøte til årsmøte. Da unngår en å måtte forholde seg til det som kun er et forslag gjennom årets første uker (ukene før årsmøtet).​

Planer og planlegging


​​Årsplanen i foreningen

Følgende innhold bør være med:

  • Hva som skjer/skal gjøres.
  • Tidspunkt/Tidsrom for handlingene, inklusive frister.
  • Hvor tiltaket skal gjennomføres.
  • Målgruppe.
  • Hvem som har ansvaret for gjennomføringen.


Planer og planlegging

Andre tematiske foreningsplaner

I små og middels store foreninger kan det være nok å et plandokument for virksomheten; årsplanen. I større foreninger er det nødvendig å spesifisere ut deler av virksomheten i egne, underliggende plan. Disse må samsvare med årsplanen, men er mer detaljerte for det saksområdet de skal dekke. Det kan for eksempel være utvalgsplaner for enkelte utvalg.

Ved større tiltak/prosjekter bør det utarbeides egne prosjektplaner. Disse kan gjelde for både kortere og lengre perioder enn et år. Slike sektorplaner kan enten vedtas av årsmøtet, eller av styret. Store og viktige prosjekter må selvsagt årsmøtebehandles, og da kan planen for gjennomføring også vedtas samtidig. I mange tilfeller gjør årsmøtet kun vedtak om hva som skal oppnås/gjøres, så blir det videre opp til styret å utarbeide og beslutte planen for gjennomføringen.

 

Terminlister

Terminlister er egentlig sektorplaner for bestemte aktiviteter. Det kan være for møter, for eksempel styremøtene i foreningen, eller medlemsmøter/-treff. Det vi vanligvis tenker på med hensyn til terminlister i organisasjonen, er oversiktene over skytestevner og fiskekonkurranser. Disse to virksomhetsområdene føres det nasjonale terminlister over. De publiseres blant annet i tidsskriftet Jakt & Fiske og på www.njff.no

Disse tematiske oversiktene, som terminlistene er, gir de konkurranseinteresserte medlemmene lettilgjengelig oversikt over hvilke muligheter for deltakelse de har. Terminlistene bidrar dermed til markedsføringen av disse tilbudene fra foreningene.


Økonomiske planer  -  budsjettet

Den viktigste økonomiplanen er årsbudsjettet. Dette må styret utarbeide, og slik at det blir en konsekvens av den årsplanen foreningen skal gjennomføre.

Årsbudsjettet må ikke tolkes som et helt eksakt dokument som styret er forpliktet til å følge til punkt og prikke. Budsjettet bør være et rammebudsjett. Det vil si at styret skal tilstrebe å oppnå det årsresultatet som står i budsjettet, uten at en skal ha en sterk forpliktelse til nøyaktig å ende på alle delsummer. Disse må sees på mer som retningslinjer, enn som «fastspikrede» målsettinger som må oppnås. Det vil alltid være usikkerhet i forkant av et år om en del av forutsetninger, og noen av disse vil endres gjennom driftsåret. Da må styret tilpasse driften til de endringer som kommer. Et eksempel kan være budsjettering av tilskuddsmidler. I forkant kan en gjette på hva som det er mulig å oppnå (riktignok kvalifisert gjetting), men når resultatet blir kjent, må budsjettet justeres i tråd med eventuelle endringer i tilskuddene.

De økonomiske planene skal gi styret føringer for styrets beslutninger og veivalg gjennom driftsåret, samtidig som de skal bidra til at foreningen har god økonomisk kontroll. Det siste i sterkt kombinasjon med gode regnskapsrutiner og stort fokus på foreningens økonomi.

Under budsjettutarbeidelsen er det stor hjelp i å se på forrige årsbudsjett, de par siste årenes regnskap og ta hensyn til hva man tenker med hensyn til virksomhet det kommende driftsåret, og denne virksomhetens inntekter og utgifter. Ofte er det bra å tenke gjennom hva som ser ut til å bli endringer i virksomhet fra det året som en er i ferd med å avslutte.

 



Popularisering av planer​

Av og til vil det være gunstig å popularisere deler av eller elementer fra årsplanen eller andre vedtatte planer i foreningen. Dette ofte som et ledd i markedsføringen av tilbud og muligheter for medlemmene og eventuelle andre målgrupper. 

Et eksempel som noen foreninger benytter seg av, er å utgi kalendere som selges eller deles ut gratis til medlemmene og/eller for øvrig i lokalmiljøet. Årskalender med månedsvise kalendarier, fine bilder (gjerne fra foreningens egen virksomhet eller fra nærområdet for øvrig), påført de viktigte hendelsene/tilbudene som foreningen har, gir både god informasjon om den konkrete virksomheten, samt at det også er mer generell synlighet og markedsføring av foreningen.​​





Informasjon om planene

De viktigste planene, og ikke minst årsplanen, må synliggjøres slik at alle som kan ha interesse av dem, får tilgang.

Aller viktigst er det å legge disse ut på foreningens hjemmeside i NJFF-portalen. Der vil alle som ønsker det, kunne se denne informasjonen. Det er også viktig å legge alle aktiviteter for medlemmene med flere inn portalens aktivitetskalender. Informasjonen der danner også grunnlag for blant annet den markedsføringen som fylkeslag og NJFF sentralt gjør i tillegg til markedsføringen selv har gjort. Det gjelder for eksempel jegerprøvekursene, hvor faktagrunnlaget i portalkalenderen benyttes til  Facebook-kampanjer fra NJFF sentralt.​​​​



- Annonse -
Familiemedlemskap
Jakthundboka
NJFFs Samarbeidspartnere
Gjensidige
Svorka
Sportsmans Pride
Thon Hotels
Langseth Advokatfirma DA
Big Fish Adventure
Hørselslaben
Norges Jeger- og Fiskerforbund har en rekke sentrale samarbeidspartnere som du drar nytte av. Klikk på logoene for å se våre medlemstilbud.
Copyright © 2013 - 2017 Norges Jeger- og Fiskerforbund
Lokalforeninger tilsluttet Norges Jeger- og Fiskerforbund har redaksjonelt ansvar for innhold de publiserer på sine respektive nettsider i NJFF-portalen.