MENY hamburgermeny Close-menu button
Rapportering

Min side og lokal medlemsadministrasjon

Nettsiden er en portal for hele organisasjonen. Den gir alle ledd, både foreningene, fylkeslagene og NJFF sentralt, gode muligheter for sin egen drift, og den muliggjør koordinering og samarbeid i organisasjonen som ellers ville vært meget vanskelig, og i enkelte sammenhenger helt umulig. I tillegg er den også meget nyttig for medlemmene.

En av de viktigste mulighetene i portalen for foreningene, er lokal medlemsadministrasjon. Det vil i hovedtrekk si at medlemsforeningene får tilgang til databasen med fakta om sine medlemmer og om selve foreningen. Dette er et administrasjonsverktøy som gjør arbeidet i foreningen enklere og mer effektivt. Tidligere måtte foreningene henvende seg til NJFF sentralt for å få oppgitt eller tilsendt den informasjonen de ønsket, for eksempel sine medlemsoversikter. Nå kan de selv gå inn i løsningen for å se informasjon og ta ut de aktuelle rapporter.​

 

Hva er aID?

aID er en identitetsløsning levert av det norske mediekonsernet Amedia. Over 70 lokalaviser har tatt i bruk tjenesten, og stadig flere nettsteder kommer til.

aID kan sammenlignes med et vanlig ID-kort, som for eksempel førerkortet ditt. Din aID forteller nettsteder hvem du er, slik at du kan få tilgang til innhold, slik som artikler fra Jakt & Fiske som er forbeholdt medlemmer, eller innhold som bare gjelder deg som medlem eller tillitsvalgt.​

Feilmelding?

​​Dersom du tidligere, ved for eksempel innmelding, har oppgitt en annen e-postadresse enn den du bruker for innlogging med aID vil du få feilmelding. Ta da kontakt med medlemmsservice tlf.: 66 79 77 00/ [email protected]

Innlogget på «Min side» finner du 6 muligheter.

  • Min side- med faktainformasjon om deg selv, bl.a. kontaktadresser (som det er viktig å ajourholde).
  • Mine vervinger- der finner du oversikt over status for de vervingene av nye medlemmer du har gjort.
  • Verv en venn- hvor du kan legge inn informasjon om vervinger du gjør.
  • Medlemsadministrasjon- de muligheter og funksjoner som vi kaller lokal medlemsadministrasjon. Her kan du ta ut lister over medlemmer. 
  • Instruktørmateriell- hvis du er instruktør i organisasjonen, finner du materiellet ditt her.  
  • Nytt medlemskap- her kan du opprette nye medlemskap for deg selv, for eksempel sidemedlemskap i en annen forening.​

Under medlemsadministrasjon finner du følgende muligheter:

  • Søk medlem- her finner du medlemsoversiktene.
  • Verv- her finner du oversikt over de tillitsvalgte personer som utgjør foreningens styre.
  • Dokumentinnrapportering- her ligger mulighetene for å rapportere på mange av de ordninger, blant annet i forbindelse med økonomiske tilskudd fra NJFF sentralt til foreningen, hvor   elektronisk rapportering er mulig og ønskelig. På sidenrapportering- hvor og hvordan kan du lese mer om hva som skal rapporteres her. 
  • Prisinnrapportering- foreningens kontingentandel på de ulike medlemskategorier gjøres her.
  • Vervepremier- her finner du oversikt over vervingene som er
    godskrevet foreningen, og hva slags premier som kan tas ut for vervepoengene.
  • Søk instruktør- her finner du oversikt over de instruktørene foreningen har.​

Under "Søk medlem" under medlemsadministrasjon ligger tilgangen til foreningens medlemslister. Det er viktig for foreningen å forstå hva slags informasjon som ligger i de ulike listetypene. Når du skal lage medlemslister kan du søke på fire forskjellige kategorier; alle, aktive, betalende og utmeldte. 

I listen som har headingen "Alle" finnes alle de personer som er medlemmer eller har vært det gjennom de siste årene (i 2019 siden 2015). For hvert år blir den eldste årgangen fjernet på grunn av personvernreglene.

I "Aktive" vises alle personer som har betalt sitt medlemskap inneværende år eller året før. 30. april fjernes de personer som til da ikke har betalt sin kontingent for det året. Før det har de etter utsending av kontingentkravet fått tilsendt tre purringer. Disse sendes elektronisk til oppgitt telefonnummer for vedkommende. De som ikke ligger inne i registeret med telefonnummer, får en purring i posten.

I listen "Betalende" er oppført de personer som har betalt kontingenten for inneværende år. Det er denne listen foreningen skal bruke når den skal ha oversikt over personer med gyldig medlemskap, for eksempel de som skal ha tilgang til og rettigheter på årsmøtet. Ved årsskiftet er dette fasiten for hvor mange medlemmer foreningen hadde ved utgangen av året som har gått. Ved å ta ut Betalende-listen ca 2. – 3. januar, får du medlemstallet for foreningen for foregående år. Da logger alle handlinger fram til kl. 24.00 den 31. desember i medlemsdatabasen. Husk at denne listen «lever», noe som vil si at den endres fram i tid når for eksempel nye medlemmer melder seg inn. Og husk at nyinnmeldinger med betaling etter 1. oktober defineres som medlemskap både for resten av betalingsåret og for neste år. Disse blir dermed liggende på neste års liste over betalte medlemmer.

I "Utmeldte" er det oversikt over alle som «passiviseres» 30. april, det vil si de personer som betalte medlemskapet for forrige år, men ikke så langt har betalt medlemskapet for inneværende år. I tillegg ligger selvsagt de personer som har gitt beskjed om at medlemskapet skal avsluttes i utmeldte-listen. Dersom en person har betalt sitt medlemskap for et år, og så gir beskjed om utmelding, vil vedkommende stå på betalt-listen ut det året betalingen gjelder for.​

Fra medlemslistene kan foreningen hente adressedata for å sende informasjon til medlemmene eller grupper av medlemmer, både som mails og SMS til telefonen. Ikonet for disse tjenestene finner du nederst til venstre i skjermbildet for medlemslistene. Listene kan tas ut i både Excell- og PDF-format. Dersom de tsr ut i excell-formatet, kan du sortere og velge slik at det kan sendes henvendelser kun til de medlemmer/medlemsgrupper som er aktuell(e) målgruppe(r).​

Det elektroniske dokumentsenteret  via min side gjør dokumentinnsending fra foreningen til NJFF sentralt enklere enn tidligere. Her skal foreningen legge inn følgende:

  • Momsrefusjonsskjema
  • Vedtekter
  • Beretninger
  • Regnskap

Rapportering for de forskjellige tilsuddsordningene og grunnlagsskjema leveres inn via søknadsportalen​. For å logge inn i søknadsportalen må du ha et aktivt medlemskap og et verv i en lokalforening. 

Lurer du på når du skal rapportere? Det finner du under "Årshjul og frister" her