Årsmøtet

Det er ikke nok med en enkel annonse i lokalavisa om årsmøtet. Bruk hjemmesida til å informere om årsmøtet. Skriftlig innkalling til medlemmene, med sakspapirer til årsmøtet, bør være en selvfølge.

• ​​Vær ute i god tid! 
• Pass på at forberedelser og gjennomføring av årsmøtet skjer i samsvar med foreningens vedtekter. 
• Husk foreningens frist for innkalling til årsmøtet. ​

​Utarbeide forslag

Styret må utarbeide en rekke forslag til vedtak; forslag til saksliste, årsberetning og regnskap. Regnskapet må foreligge i så god tid at revisor ikke kan påberope seg tidsnød.

Innmeldte saker​

Styret skal avgi innstilling i de sakene som er anmeldt til møtet.

Ny valgkomite​

Det innstilles ny valgkomite på årsmøtet. Det er vanlig at styret eller avtroppende valgkomite kommer med forslag til ny komite på årsmøtet.

Årsmøtet settes​

Sørg for å ha en oppdatert medlemsliste til årsmøtet, slik at styret har oversikt over stemmeberettigede. Lederen i foreningen kan innledningsvis referere de bestemmelsene som angår møteinnkallelse og styrets forslag til saksliste. Først når innkallelse og saksliste er godkjent, kan årsmøtet erklæres satt.

Valg av dirigent / møteleder​

Styret bør foreslå en møteleder, annen enn foreningens leder. Denne personen bør være forespurt på forhånd og få god tid til å forberede seg!​

Årsmøtet skal ha tilsyn med at tidligere avgjørelser er utført i samsvar med forutsetningene. En oversiktlig dagsorden sørger for en ryddig ramme rundt årsmøtet.

​På årsmøtet skal følgende behandles: ​

• Konstituering av møtet 
• Godkjenning av innkalling 
• Godkjenning av dagsorden 
• Godkjenning av forretningsorden 
• Valg av ordstyrer 
• Valg av sekretær 
• Valg av tellekorps 
• Valg av 2 medlemmer til å underskrive protokollen 
• Årsmelding fra siste kalenderår 
• Revidert regnskap for siste kalenderår 
• Innkomne saker med styrets forslag til vedtak 
• Andre saker som styret har ført opp på dagsorden 
• Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett
•  Valg av styre 
• Valg av styremedlemmer til utvalg etter behov 
• Valg av valgkomite på 3 medlemmer 
• Valg av to revisorer med en vararepresentant 
  ​

Dersom ikke annet er bestemt, avgjøres sakene på årsmøtet med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet anses forslaget forkastet, unntatt ved personvalg hvor det foretas loddtrekning. Valgene bør foregå skriftlig dersom det foreligger flere forslag og noen krever skriftlig avstemming. 

Ingen tilstedeværende har mer enn 1 stemme. Foreningens styre har ikke stemmerett i saker som gjelder beretning og regnskap.

Inntil to representanter fra NJFFs sentralledd og/ eller fylkesorganisasjonen har rett til å være tilstede på årsmøtet med talerett.

Uansett hva slags møte det gjelder, er det møtelederen som har ansvaret for avviklingen av møtet og som har hovedansvaret for at det skal bli vellykket. Den som skal lede et møte, må derfor kunne opptre rolig og trygt overfor en forsamling.

​​​​​​Møteleder for årsmøtet bør være valgt for anledningen. Dette har bakgrunn i at lederen ofte kan være ”part” i saker som behandles, men også fordi det gir lederen anledning til å delta i debatt og avstemninger uten bindinger.

Mer om møteledelse finner du her.

Det er årsmøtet som velger styret og de andre tillitsvalgte i foreningen. Valgkomiteen skal fungere som en hjelp for årsmøtet. Det er også årsmøtet som velger valgkomiteen, og denne er bare ansvarlig overfor årsmøtet. Valgkomiteen skal hjelpe årsmøtet ved å legge frem forslag til foreningens tillitsvalgte den kommende perioden. ​​​

Valgkomiteens sammensetning ​

Størrelsen på valgkomiteen vil variere fra forening til forening. Det er imidlertid viktig å huske på at en for stor komité kan bli tung og vanskelig å administrere. Det bør imidlertid være nok medlemmer i komiteen til at arbeidet kan fordeles. 4-6 personer kan ofte fungere godt. 

Det er viktig at de som blir valgt inn i valgkomiteen kjenner foreningen, vet hvordan den fungerer og er bygget opp. Det er også viktig at medlemmene av komiteen har et godt nettverk i foreningen.

Valgkomiteens oppgaver

Komiteen skal komme med forslag til kandidater til: 

• Styret 
• Varamedlemmer til styret 
• Eventuelle andre tillitsvalgte som årsmøtet skal velge 

Når valgkomiteen skal finne gode kandidater til styret i foreningen, må de ta hensyn både til individuelle kunnskaper og egenskaper, og til styret som helhet. 

​Dette bør valgkomitéen ta tenke på: ​

Lederen bør være fleksibel og situasjonsorientert. Personen må kunne bringe frem gode egenskaper hos de andre i styret, men også ha evne til å ”skjære gjennom”. 

• Medlemmene i styret bør ha en variert erfaringsbakgrunn 
• Begge kjønn bør være representert 
• Rutine og nye krefter! Søk å sette sammen et styre som er representativt for mange grupper i foreningen. 
• Styremedlemmene bør ha gjensidig tillit til hverandre 
• Individuelle forskjeller er en styrke som kan og bør utnyttes! ​

Det er viktig at valgkomiteen har et bevisst forhold til foreningens (og forbundets) satsingsområder, utfordringer og arbeidsoppgaver i tiden fremover. Dette bør gjenspeiles i den kompetansen og de egenskapene komiteen velger å legge vekt på når de skal innstille kandidater til foreningens styre. ​

Hvordan går valgkomiteen fram? ​

En av valgkomiteens aller viktigste oppgaver er å komme i gang tidlig nok! Jobben starter med å sjekke hvem i det sittende styret som er på valg. 

Det er vanlig at valgkomiteen spør sittende styremedlemmer om de er villige til å ta gjenvalg. Det bør likevel ikke være noen automatikk i at sittende styremedlemmer som ønsker gjenvalg, blir innstilt av valgkomiteen, uten at man foretar en vurdering av den jobben det sittende styret har gjort.

Det kan ofte oppleves som en utakknemlig jobb å sitte i en valgkomité. Ofte er det vanskelig å få nye ”koster” i gang. Dere ringer rundt til de man kjenner i foreningen, lokker og lirker og bruker alle de triks dere kan for å få frem et ”ja”.

Tips til deg som sitter i valgkomiteen: 

• Kan du undersøke om det finnes nye medlemmer i foreningen som kan være interessert og som dere bør ta kontakt med? 
• Vær klar og ærlig om arbeidsoppgavene. 
• Undersøk om den som er på valg kan tilby seg å sette den nyvalgte inn i rutiner og arbeidsoppgavene. Det kan gjøre terskelen for å si ”ja” noe lavere. Tilby deg gjerne å sende informasjon som vedtekter, årsmeldinger for de siste årene og årets virksomhets-/ aktivitetsplan. 
• Pass på at de dere kontakter får vite at dere ringer fordi dere har tro på at han eller hun kan gjøre en god jobb, og ikke fordi han var sistemann på en uendelig liste av mulige kandidater. 
• Legg vekt på ”godene” som følger med et styreverv i form av sosialt nettverk og egenutvikling. 
• Vær positiv, kreativ, målbevisst og godt forberedt!​

Valgkomiteen har plikt til å legge frem innstilling til alle valg årsmøtet skal foreta, bortsett fra valg på ny valgkomite.

Velg aldri noen som er fraværende fra årsmøtet, uten at vedkommende er forespurt og har sagt seg villig.​​

Ifølge §8 i NJFFs vedtektnorm for lokallag skal et styre bestå av:

§ 8 Styret

Foreningen/laget ledes av et styre på ulikt antall medlemmer, minimum tre, samt tre vara­medlemmer og skal velges av årsmøtet for to år av gangen, men slik at tilnærmet halve styret er på valg hvert år. Styret består av årsmøtevalgt leder, nestleder, kasserer og eventuelt styremedlemmer valgt etter funksjon.

Under et årsmøte skal det gjøres en rekke valg. Valg av avstemningsmåte og ulike typer flertall er forhold som møteleder bør ha satt seg godt inn i.

​Ved enkle for-/ mot-avstemninger bør møtelederen kunne be om håndsopprekking, og bruke skjønn for å avgjøre resultatet. Dersom det kan være tvil om resultatet, eller når noen krever det, skal det likevel holdes opptelling.

Skriftlig votering​

Ved spesielt betydningsfulle avstemninger, for eksempel ved valg til ledende tillitsverv, bør man foreta skriftlig votering når det er flere kandidater å velge mellom. Disse voteringene bør skje på spesielle stemmesedler som utdeles under kontroll og for eksempel er nummerert, for å forhindre at noen avgir flere stemmer. Dirigenten sier da hvilken stemmeseddel som skal benyttes når avstemningen åpnes, og andre sedler forkastes. 

Når det kreves skriftlig votering, skal møtelederen gjenta voteringsgrunnlaget, og spørre årsmøtet om dette er helt tydelig forstått. Det må også gjøres tydelig hva som er godkjent påskrift på stemmeseddelen, "ja" / "nei" etc. 

Ulike typer flertall​

”Flertallet bestemmer” er det demokratiske prinsipp, men et flertall kan ha ulike former: 

• Simpelt flertall: Et forslag får flere stemmer enn andre forslag. 39
• Alminnelig flertall: Et forslag får flertall blant alle ikke-blanke stemmer. 
• Absolutt flertall: Et forslag får mer enn halvparten av alle godkjente stemmer, inkludert blanke. 
• Kvalifisert flertall: Det er vanlig med krav om 2/3 av avgitte stemmer (medregnet blanke) dersom foreningens vedtekter foreslås endret. 
• Totalt flertall: Alle må være enige for å få et gyldig vedtak.

Før avstemningen må det være klarlagt hva slags flertall som gjelder. Særlig viktig er det å skille mellom alminnelig og absolutt flertall. Alminnelig flertall kan gjerne brukes til delavstemninger, mens avsluttende voteringer med fordel kan avgjøres ved absolutt flertall. 

Kvalifisert flertall er bygget inn for å sikre nødvendig kontinuitet i virksomheten, og hindre et ”tilfeldig” møteflertall i å gjøre spesielt betydningsfulle vedtak.

Personvalg​

Personvalg kan være enklere å administrere enn vanskelige saker, men også her kan en dårlig møteleder rote det skikkelig til.

Hovedprinsippene for valg og votering er imidlertid de samme. Hvis det bare er én kandidat som stiller, er den å regnes som valgt. Hvis det er flere kandidater anbefales skriftlig valg. 

Valgkomiteen legger frem og begrunner sitt forslag. Dersom foreningslederen er på valg og fungerer som møteleder, må leder av valgkomiteen overta ledelsen.​

Avhengig av om det er et eller flere forslag til vedtak i en sak, må møteleder og årsmøte bestemme hvordan det skal voteres.

​​​​Møteleder har ansvar for å få frem årsmøtets egentlige syn – flertallsviljen - i saker som tas opp. Ulike forslag som går på samme sak bør derfor ordnes i en logisk rekkefølge der dette er mulig. 

Dersom det er aktuelt å votere over flere forslag, bør det mest ytterliggående forslaget tas først, og så videre, inntil et forslag får tilstrekkelig flertall. 

Ett enkelt forslag​

Dersom det bare er fremsatt ett forslag i en sak, er avstemningen enkel: De som er imot forslaget avgir stemmetegn, og deretter foretar man en kontra-votering, der de som er for viser dette med stemmetegn.​

To forslag​

Når det foreligger to forslag, kan man løse voteringen på ulike måter. Forslagene kan settes opp mot hverandre, eller man kan stemme særskilt over hvert enkelt forslag. 

Flere forslag ​

Når det foreligger flere forslag til vedtak, er det viktig å foreta en nøye vurdering av fremgangsmåten for votering. Berører ett av forslagene en utsettelse, skal dette behandles først. Siden er det viktig å gruppere forslagene, slik at man setter logisk sammenhengende forslag opp mot hverandre.

​Forslag om utsettelse

Dersom det er fremsatt forslag om å utsette en sak, eller oversende denne til styret/ utvalg for utredning, skal det først stemmes over dette forslaget. Blir det vedtatt, er saken dermed ferdig for dette møtet. Et forslag om utsettelse bør alltid settes først under en avstemning.​

Det skal alltid velges en referent for årsmøtet. Protokollen bør føres fortløpende under møtet.

​Protokollen skal ikke inneholde et ordrett, komplett referat fra årsmøtet, men gi opplysninger om følgende: 

• opplysninger om tid og sted 
• innkallelse 
• saksliste 
• antall tilstedeværende 
• konkrete forslag fremsatt med vedtak 
• avstemnings- og valgresultater​​

Det enkelte medlem kan kreve dissenser ført i protokollen. Protokollen kan leses og godkjennes før møtets avslutning. Dersom man ikke fører protokollen ferdig under årsmøtet, kan man velge to–tre personer til å gjøre dette på vegne av samtlige. Siste alternativ gir mulighet for å renskrive protokollen før den signeres. Det er mye greiere å slå opp i en velskrevet og ordnet protokoll ved en senere anledning. 

Hvordan føre protokoll​​​

• Nummerer møtene, ta navn på de som er tilstede/har meldt forfall.
• Saksliste: det kan være nyttig å referere sakslista først slik at det blir lettere å finne igjen hver sak. Sakene føres inn i den rekkefølge de blir behandlet med samme nummer og overskrift som på sakslista. 
• Sakene i et arbeidsår bør nummereres fortløpende slik: Sak: nummer / årstall. For hver sak gir du en kort forklaring på hvordan saken er tatt opp, og hva den gjelder. 
• Alle fremlegg til en sak og forslagsstillerens navn skal protokollføres, selv om de blir forkastet eller trukket tilbake.
• Resultater av avstemning skal med og hvor mange som stemte for og imot. 
• Til slutt føres inn klokkeslettet da møtet ble hevet. Protokollen skal godkjennes og underskrives etter møtet eller ved åpning av neste møte. 
• Protokollen skal gi et saklig og nøkternt bilde av det som har skjedd på møtet og opplyse om hvor det kan finnes skriv og dokumenter som det henvises til. Husk at protokollen skal være en informasjon til de som ikke var på møtet og viser hvilke vedtak styret gjør. 
• Fra alle andre møter, fester og arrangement kan det lages et referat. Det har samme innhold som i protokollen, men når det refereres til sakene kan det skrives litt mer utfyllende om hva som blir sagt og gjort, i tillegg til det som blir vedtatt. 
•  Referenten skriver under alle referat og protokoller.

I følge vedtektene § 7 kan ekstraordinært årsmøte innkalles av styret, når et tidligere årsmøte har besluttet det, eller det blir krevd skriftlig av 1/3 av medlemmene.

​​Det blir innkalt med samme varsel og på samme måte som for ordinært årsmøte. Det skal føres protokoll fra ekstraordinært årsmøte. ​

Ekstraordinært årsmøte skal ikke ta avgjørelser i andre saker enn de som er oppført i innkallingen.

NJFF har laget en veileder som forteller hvordan årsmøter kan gjennomføres per epost, eller Teams, hvis ikke ordinært årsmøte kan gjennomføres.

Etter årsmøtet må følgende gjøres:

1. Oppdatere styreinformasjon

Nytt styre og nye verv skal oppdateres i Foreningsadministrasjon. Det er viktig for at nye tillitsvalgte skal motta informasjon i forbindelse med verv.

2. Legg inn kontingentsats (høy, middels eller lav).
3. Last opp følgende dokumenter:

• Godkjent og signert* regnskap
• Årsmelding (kalles også (års)beretning eller virksomhetsberetning)
• Signert årsmøteprotokoll
• Signert* revisjonsberetning

Alt dette gjøres i lokal medlemsadministrasjon via Min side. Du finner en nærmere beskrivelse av fremgangsmåter under Foreningsadministrasjon 

4. Momskompensasjonsskjema
   Foreningen har mulighet til å søke om momskompensasjon ved å sende inn momskompensasjonsskjemaet.

Momskompensasjonsordningen forvaltes av Lotteri- og stiftelsestilsynet, og de krever at dokumentasjonen på listen i punkt 3 over, er tilgjengelig på forespørsel.

* Årsregnskap må være godkjent på årsmøtet og signert av representanter fra styret. Revisjonsberetning må være signert av valgt revisor. I små organisasjoner kan valgt revisor signere direkte på årsregnskapet som en revisjons­beretning, men da må det komme tydelig frem at dette er valgt revisor og ikke ett av de ordinære styremedlemmene.

4. Grunnlagsskjema
   Grunnlagsskjemaet er en bekreftelse på foreningens eksistens og aktivitet foregående år. Innsendte grunnlagsskjemaer danner basis for tildeling av offentlige barne- og ungdomsmidler til NJFF, som igjen fordeles ut til aktiviteter i organisasjonen, så det er av betydning at foreningen sender inn grunnlagsskjemaet.

Momskompensasjonsskjema og grunnlagsskjema sendes inn i søknadsportalen

Se også Rapportering

6. Brønnøysundregistrene

a. Årsregnskap
Hvis foreningen har valgt å påta på seg å sende inne årsregnskap, må årsregnskapet sendes inn til Regnskapsregisteret innen 31. juli hvert år. Se Innsending av årsregnskap.

b. Endrede vedtekter
Hvis foreningen har valgt å registrere (ikke bare sende inn) vedtektene i Frivillighetsregisteret, må de oppdaterte vedtektene sendes inn når det gjøres endringer. Dette gjøres ved å sende inn Samordnet registermelding. Se Endre opplysninger for lag eller forening.

Valget om å påta seg å sende inn regnskap og/eller å registrere vedtekter gjøres ved registrering i Frivillighetsregisteret. Se Registrering i Frivillighetsregisteret.

Foreningen kan finne ut om de har påtatt seg å sende inn regnskap og/eller registrert vedtektene (påtatt seg å melde vedtekter) ved å slå opp på eget organisasjonsnummer i Frivillighetsregisteret.

NJFFs innsatsmedalje er etablert for å hedre tillitsvalgte og frivillige i organisasjonen på forenings- og/eller regionnivå. 

Se kriterier for tildeling.

Søk her

NJFF sentralt har ingen føringer når det gjelder å utnevne æresmedlem i lokalforening. Dette er opp til hver og en forening.

Bakgrunn for utnevning kan blant annet være mangeårig arbeid i foreningen, stor dugnadsinnsats eller mange år som tillitsvalgt.

Hva må foreningen gjøre?

Følgende informasjon sendes NJFF:

• Informasjon om hvem som skal utnevnes.
  Navn, medlemsnummer og navn på lokalforening.
  Sendes til medlem@njff.no
• Når skal utnevnelse finne sted?
• Hvor skal æresmedlemskort, diplom og pins sendes?

Det er viktig at informasjon sendes i god tid før utdeling.

Etter utdeling endres medlemskategori i medlemsregisteret. Medlemskontingent betales av lokalforeningen. Dvs kontingenten trekkes fra ved avregning av kontingent til foreningen.